Définition de l’externalisation de la paie / BPO (Business Process Outsourcing)
Le BPO consiste à confier à un prestataire, la production de la paie et de l’ensemble des déclaratifs associés. Différents niveaux de prestations sont envisageables selon le contexte et les objectifs de l’entreprise : l’externalisation peut être partielle ou complète, ponctuelle ou permanente.
Généralement, le choix de l’externalisation implique comme préalables :
- l’établissement d’un cahier des charges précis et évolutif,
- la mise en place d’un contrat qui encadre le cahier des charges,
- la formalisation d’outils de contrôles qualitatifs et quantitatifs, pour maitriser en toutes circonstances les services internes ou externes.
AdeRHis fait preuve de beaucoup de souplesse pour s’adapter aux besoins de ses clients et propose, selon les cas :
- l’externalisation d’une partie des traitements de paie,
- l’externalisation de la totalité du processus de production de la paie et des déclaratifs.
Bénéfices de l’externalisation
Les avancées technologiques permettent désormais aux entreprises de sous-traiter la réalisation de certains de leurs processus.
Les bénéfices de l’externalisation sont les suivants :
- L’entreprise est libérée de toute activité non-stratégique (activités administratives) et, peut ainsi se consacrer pleinement aux activités qui font sa raison d’être.
- Le BPO permet de rendre les entreprises plus flexibles et d’optimiser le coût de traitement de leurs opérations quotidiennes (passage d’un coût fixe à un coût par utilisation pour certains procédés).
- Sécurisation du respect des délais ainsi que des dispositions légales (associées aux processus externalisés).
Méthodologie de mise en place
L’externalisation comporte une méthodologie propre à sa mise en place. Elle est une opportunité de dérouler et d’optimiser le réglementaire de paie de l’entreprise.
Les ateliers d’analyse effectués sur place visent à :
- tracer les flux existants et les flux cibles entre le client et le prestataire,
- déterminer l’ensemble des supports de liaison et des livrables qui seront utiles en phase de production,
- définir un planning annuel des opérations de production de la paie.
Fonctionnement du service régulier
- Un ou plusieurs interlocuteurs dédiés, selon l’effectif de l’entreprise.
- AdeRHis prend à sa charge les activités suivantes (liste non exhaustive) :
- Saisie des dossiers.
- Saisie des éléments variables.
- Contrôle des bulletins de paie.
- Gestion des états post-paie.
- Gestion des virements.
- Mise à disposition de fichiers et/ou d’états comptables.
- Gestion des déclaratifs.
- Tenue des comités de pilotage mensuel.
Au delà de l’externalisation de la paie, AdeRHis peut également prendre en charge la Tierce Maintenance Applicative (TMA) de votre outil de gestion de la paie.
De l’externalisation à la TMA (Tierce Maintenance Applicative)…
Une prise en compte permanente des évolutions fonctionnelles et juridiques
Il s’agit de garantir la maintenance des outils et des dispositifs fonctionnels, en adéquation avec l’évolution de vos besoins et de la législation.
Depuis la maintenance corrective jusqu’à la maintenance évolutive, les équipes d’AdeRHis assurent :
- l’assistance téléphonique (hotline),
- la prise en charge des opérations d’exploitation applicative du système (lancement des travaux planifiés ou à la demande),
- le pilotage des relations avec les éditeurs dont les solutions composent le SIRH : gestion des anomalies, mise en place des patchs correctifs et évolutifs, installation des nouvelles versions ou des versions mineures, etc.
- La maintenance corrective du réglementaire pour résoudre les éventuelles anomalies de fonctionnement liées au paramétrage du système,
- la maintenance d’éventuels paramétrages spécifiques,
- l’intégration des évolutions légales d’application générale,
- l’intégration des évolutions conventionnelles ou spécifiques.
La prestation de TMA assure la pérennité et la performance de votre solution de gestion de la paie par l’application rigoureuse des évolutions légales, conventionnelles, d’accords,… dans un souci permanent de sécurité et de réactivité.
Optez pour la TMA, pour un service paie recentré sur son métier, lorsque :
- le paramétrage de votre logiciel de gestion de la paie et d’administration du personnel ne représente pas une source de valeur ajoutée suffisante,
- la gestion manuelle des exceptions devient trop complexe, fréquente ou chronophage.
La TMA permet également de réduire significativement le nombre des dysfonctionnements de vos solutions applicatives de gestion de la paie et d’administration du Personnel.
Enfin, la TMA permet d’allouer les compétences de votre service paie à d’autres tâches, plus stratégiques, et comportant une meilleure valeur ajoutée que celle de la maintenance applicative.
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